УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИЯХ МАЛОГО БИЗНЕСА

Напомним, примерно с года на российском рынке стали появляться игроки, создающие новые продукты и решения в таком формате. К году на рынок вышли несколько крупных игроков с -решениями по проектному управлению, которые, в том числе, включали в себя элементы финансовых систем, и системы электронного документооборота. Эти решения напрямую не являются СЭД в формате , но при этом частично решают задачи современных СЭД и даже позволяют в том или ином виде автоматизировать уникальные бизнес-процессы компании. Если говорить об основных преимуществах модели , то они в большей мере применимы для микропредприятий и компаний малого бизнеса, так как экономятся средства и время на проведение закупки оборудования и дополнительного ПО, переговоров, тестирования, выполнение работ по внедрению и настройке. Выбирая такую модель, заказчик увидит приложение в работе уже в период тестовой эксплуатации, сроки внедрения будут гораздо меньше. В том числе, если в процессе заказчик решит перенести решение к себе на мощности, то решение будет нетривиальным. Современные СЭД - имеют значительно более богатый функционал по сравнению с аналогами, имеют встроенные -модули, встроенные приложения, позволяющие настраивать типовые и уникальные бизнес-процессы компании под меняющиеся требования. Возможно ли построить решение, которое включало бы неоспоримые преимущества локального внедрения СЭД - — такие, как надежность хранения и защиты данных, богатую функциональность СЭД, и при этом включало бы преимущества -решения — такие, как быстрая скорость ввода в эксплуатацию, персональный демо-доступ, готовое функциональное решение по документообороту, а еще невысокую стоимость владения по сравнению с - ? Это решение для автоматизации документооборота и бизнес-процессов в модели на базе нашей платформы, которое вышло в июне

Что такое ЭДО? Электронный документооборот: понятие, применение, функции

Часть компаний среднего и малого бизнеса не уверены в необходимости автоматизировать свои бизнес-процессы, опасаясь значительных инвестиций во внедрение СЭД, а также предполагаемой сложности этого процесса. Для этого достаточно установить -платформу , подать из личного кабинета запрос на использование -технологии и зарегистрировать -ключи для каждого пользователя. Особенностью облачных технологий является предоставление пользователю компьютерных ресурсов и мощностей компании-разработчика в виде сервиса с удалённым доступом.

Фактически клиент получает полноценную систему электронного документооборота, не затрачивая средств на создание специальной инфраструктуры и установку программного обеспечения.

Системы электронного документооборота: их виды и роль в ведении бизнеса. что на предприятии малого бизнеса рабочие места сотрудников внедрение СЭД на предприятии окупается в среднем за срок от.

Российский рынок систем документооборота: Готовя обзор рынка решений для документооборота, мы предложили активно работающим на этом рынке компаниям ответить на следующие вопросы. Краткая характеристика стратегии компании в области управления документами: Как вы могли бы в целом охарактеризовать изменения на российском рынке средств управления документами за последний год на опыте работы своей компании. Как вы могли бы охарактеризовать ключевые направления развития вашей компании технологии, продукты, маркетинг в прошедшем году.

Кроме того, компаниям предлагалось дать краткое описание присутствующих на рынке продуктов. Не имеет отраслевой специфики, пригодна для использования и в малых, и в крупных организациях. Уровень масштабируемости — от одного пользователя до есть реальные примеры , от десятков документов до полумиллиона; суммарный объем документов — до 0,5 Тбайт. Трехуровневая архитектура клиент-сервер, тонкий и -клиент, централизованное хранилище, поддержка всех версий, работает только под управлением .

Система создана на платформе . На сегодняшний день платформа не является ограничением для выбора системы организациями, в которых в качестве корпоративной почты используется . Наличие полнофункционального -интерфейса позволяет организовать работу в системе на любых серверных платформах. Внедрения выполняются специалистами или компании-партнера.

Российские программы электронного документооборота ждет большое будущее

Топ 10 СЭД Систем электронного документооборота для Украины 1 Система управления корпоративным контентом и совместной работы, которую можно использовать в качестве корпоративного портала. Имеет множество расширений и интегрированных систем. Может поставляться как сервис 2 Система управления документопотоками. Наглядность процессов обработки документов, повышение эффективности работы сотрудников, оптимизация затрат предприятия.

Поставляется с большим набором приложений, используя которые можно автоматизировать различные бизнес-процессы компании, ускорить взаимодействие отделов и рабочих групп.

Для среднего бизнеса и отдельных подразделений крупных компаний с Система электронного документооборота и управления бизнес процессами, .

Естественно, традиционный бумажный документооборот более привычен и понятен даже несмотря на откровенные недостатки. И если раньше тенденция перехода на автоматизированные системы управления контентом наблюдалась среди крупных компаний, то сейчас все активнее подключается средний и малый бизнес СМБ. Однако есть ряд особенностей электронного документооборота для этого сегмента: В таких компаниях внедрение СЭД нацелено в первую очередь на повышение эффективности реальных бизнес-процессов, являющихся ключевыми для компании.

Иными словами, при внедрении системы они автоматизируют документ не канцелярский, а сопровождающий основную деятельность и приносящую прибыль. У многих средних предприятий, как правило, нет опыта работы в СЭД, либо он незначительный. Например, ранее они использовали свои разработки на основе другой системы или бесплатные продукты имеющие не полный функционал по работе с контентом , электронная почта и т. Собственно этот факт оказывает влияние на то, как будет проходить выбор, какие будут требования и на что будет обращено особое внимание.

Каков портрет компании сектора СМБ, о которой будем говорить ниже? Чаще всего это компании с численностью сотрудников от 50 до , в которой инициатива по автоматизации исходит от руководителей подразделений либо авторитетных сотрудников, знающих современные тенденции и желающих упросить свою работу.

В большинстве из них нет штатных ИТ-специалистов либо же они загружены другой работой и времени на сопровождение нового программного обеспечения у них может не быть. Кроме того средний и малый бизнес при выборе системы можно разделить на два типа: Заказчики, желающие быстро закрыть конкретную задачу.

СЭД для малых и средних предприятий

Электронный документооборот для СМБ: Сектор среднего и малого бизнеса, набравший обороты еще до кризиса, несмотря ни на что остается самым быстрорастущим и перспективным в отечественной экономике. Соответствующих предложений на ИТ-рынке более чем достаточно, в том числе у разработчиков систем электронного документооборота. Однако в условиях кризиса и экономии как бюджетов, так и трудовых ресурсов, вопрос о целесообразности развертывания СЭД в небольших компаниях все же возникает.

Что же стоит учесть, решая его?

Сектор среднего и малого бизнеса, набравший обороты еще до кризиса, несмотря ни на что Конечно же, в системе электронного документооборота.

Заявки на подключение к ресурсам. Заявки на выдачу временного пропуска. Заявки на выдачу постоянного пропуска. Согласующий открывает задание на согласование, просматривает документ и принимает решение. Если документ согласован, то документ переходит на следующий этап согласования, если в документе есть недочёты, документ отклоняется и возвращается на доработку исполнителю. При возврате документа на доработку у исполнителя есть возможность отредактировать документ и отправить на повторное согласование или отменить документ.

После подписания документ направляется Регистратору. Поле регистрации документ идёт на рассмотрение Получателю. Получатель открывает задание и с помощью кнопки в задании создаёт резолюцию. После успешного завершения задания процесс считается завершенным. Технические требования к шаблонному решению СЭД на платформе включают в себя:

Электронный документооборот

Решение для ведения полноценного, юридически значимого электронного документооборота получило название ЭДО. На первом этапе проекта сервисом могут пользоваться только клиенты оператора . Поток позволяет клиентам . Новый сервис позволяет обрабатывать документы, работать как с утвержденными ФНС форматами документов, так и неформализованными, осуществлять контроль статусов работы с ними, поиск нужных файлов, скачивание в необходимых форматах, получать уведомления о событиях таких как, получение нового документа, смена статуса документа.

помощью системы электронного документооборота для ведения бизнеса на экспресс-факторинге для малого и среднего бизнеса.

Системы электронного документооборота Система электронного документооборота — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации. Основные решаемые задачи при внедрении СЭД: Обеспечение достоверности данных; Формирование единой базы всех управленческих документов; Формирование стандартизированного проектного документооборота; Повышение управляемости процесса подготовки, согласования и исполнения документов; Сокращение сроков подготовки, согласования и поиска документов; Оперативный контроль исполнительской дисциплины; Обеспечение оперативного доступа к документам.

Каждый документ в системе электронного документооборота имеет набор однозначно характеризующих его реквизитов часто этот набор называют карточкой документа. Карточка может включать тип документа например, бюджет, приказ, договор и т. Хранение и поиск документов осуществляется также в соответствии с реквизитами, указанными в карточке. Автоматизированное формирование документов на основе шаблонов; Учет и обработка документов входящие, исходящие, внутренние, договорная документация и др.

Управление маршрутами согласования документов; Организация коллективной работы над документами; Назначение и контроль исполнения поручений по документам; Формирование отчетов по работе с документами; Версионирование и отслеживание жизненного цикла документов; Ведение электронных архивов документов; Ведение справочников орг. Формирование документов на основе шаблонов Вне зависимости от размера предприятия, системы документооборота позволяют оперативно изменять формы документов, которые обращаются на этом предприятии.

Например, чтобы изменить форму заявки на расходы по всем центрам ответственности нужно просто внести соответствующее изменение в шаблон заявки, хранящийся в системе. Тогда сотрудники, заполняющие такие заявки, не смогут подать документ устаревшей формы, поскольку заполнение и передача заявки также осуществляется в системе. Учет и обработка документов Система электронного документооборота позволяет автоматизировать учет и обработку различных видов документов входящие, исходящие, внутренние, договорная документация и др.

Обеспечение конфиденциальности ЭЦП Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность подписывать документы с помощью электронной подписи и зашифровывать их. Это позволяет не только подтверждать подлинность документа и однозначно определять его автора, но и обеспечить безопасность хранения корпоративной информации.

Рекомендации по выбору СЭД для среднего и малого бизнеса (СМБ)

Маринэ Восканян Удобство безбумажных технологий, на первый взгляд, очевидно. Но главное преимущество систем электронного документооборота не столько в экономии времени и расходных материалов, сколько в новой более четкой организации бизнес-процессов компании. Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании.

Выстроить инфраструктуру управления позволяет СЭД. уменьшать стоимость своих решений, делая их доступными для среднего и малого бизнеса.

Инфраструктурные решения Электронный документооборот для малого и среднего бизнеса - система электронного документооборота СЭД в"облаке" на базе , автоматизирующая все типовые процессы документооборота. Проблема организации документооборота актуальна для компании любого масштаба. Однако представленные на рынке решения преимущественно рассчитаны на крупный и большую часть среднего бизнеса. Небольшим предприятиям нужны"легкие", простые и недорогие СЭД. Соответственно отсутствует возможность удаленного доступа к документам и совместной работы над ними; У руководителя нет четкого понимания, где и в каком состоянии находится нужная редакция документа, когда и какие правки в нее были внесены; Отсутствует бюджет для покупки полноценной системы электронного документооборота; Отсутствуют серверные мощности для внедрения системы электронного документооборота.

Описание решения - полноценная система электронного документооборота СЭД для среднего и малого бизнеса, не требующая больших вложений на покупку дорогостоящего оборудования, времени на внедрение системы, дополнительных ресурсов на техническую поддержку. Достаточно осуществить запрос на сайте для получения доступа ко всем возможностям и функциям сервиса: - полноценное решение, содержащее все самое необходимое. Войдя в систему, пользователь обнаружит настроенные по направлениям деятельности компании папки, увидит основные, часто используемые виды документов и удобное решение для их просмотра.

Все документы, уже заложенные в систему, закрывают большую часть потребностей любой небольшой компании, а при необходимости их можно скорректировать. При использовании нашего решения вам не нужно платить за поддержку или брать на работу системного администратора, поскольку данный вид сервиса уже включен в стоимость лицензии. Нет необходимости в покупке и дальнейшей технической поддержке дорогостоящего серверного оборудования для развертывания на нем системы электронного документооборота.

Нет необходимости переплачивать за срок использования системы.

Единая система электронного документооборота

- бесплатная система электронного документооборота для малого и среднего бизнеса. Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота : При коллективной работе все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи , согласующие документ, получают доступ к нему в процессе работы.

На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа.

Затраты на внедрение системы электронного документооборота порядка в этой области активно взялись представители среднего и малого бизнеса.

Обзор рынка систем электронного документооборота Обзор рынка систем электронного документооборота На этот раз он охватывает проекты, начатые и завершённые в и годах. Однако результаты партнёрской сети были представлены вне рейтинга, поскольку это не один, а огромное множество игроков рынка. Только 2 из 16 компаний ухудшили свои финансовые показатели — и это интеграторы, а не вендоры. Все фирмы-разработчики СЭД остались в плюсе. Рейтинг СЭД по числу проектов По количеству начатых и завершённых в году проектов лидирует компания Наши партнёры ЭОС публичных проекта за год и 1С проектов занимают 2-ю и 4-ю строчки соответственно.

Однако за него это сделала международная исследовательская компания . По её подсчётам, в году в больше всего инвестировали российские предприятия промышленного, государственного и финансового секторов. Но они подходили к решению проблемы по-разному. Этому способствует целый ряд факторов: Затянувшийся кризис заставил предприятия серьёзнее задуматься о сокращении инвестиций и ужесточении финансового контроля.

Многие в связи с напряжённой экономической ситуацией впервые задумались об оценке и оптимизации своих бизнес-процессов.

Когда электронный документооборот — преграда для бизнеса / Вебинар